21. yüzyıl yöneticileri ve çalışanlarının en büyük sorunu iş yaşam dengesini kurabilmek. Belki de bugüne kadar olmadığımız kadar zaman fukarasıyız. Hemen herkesin ortak derdi şu; "zaman hiçbir şeye yetmiyor." Taşıdıkları ağır sorumluluklara bakıldığında yöneticiler için durum biraz daha vahim. Hızla değişen ve geleceğin sürprizlerle dolu dünyasında geleceği öngörmeleri ve  kuruluşu bu öngörü doğrultusunda yönlendirmeleri ve bunu çok hızlı bir biçimde yapmaları gerekiyor. Sınırlı zamanda çok sayı ve çeşitlilikteki beklentileri karşılamak zorundalar. Yetiştirilemeyen işler, zamanında alınamayan kararlar, doğru belirlenemeyen öncelikler kuruluşların geride kalmasına neden olabiliyor. Kuruluşun tüm kaynaklarının olduğu gibi zamanın da doğru ve etken kullanımı şirket performansında kritik rol oynuyor. Belki de bu yüzden etken ve verimli zaman yönetimi,  temel yönetim becerilerinden biri olarak kabul ediliyor. Ünlü yönetim gurusu Drucker konunun önemini uzun yıllar önce çok güzel vurgulamış; "Zaman doğru yönetilemiyorsa, hiçbir şey doğru yönetiliyor sayılmaz!" Zamanı etken kullanabilmek ciddi emek ve kararlılık gerektiriyor. Zaman yönetim tekniklerini bilmekten daha önemli olan "zamanın değerinin farkında olmak!" Yöneticilerin zamanlarını en çok harcadıkları aktivetelerden biri de hiç kuşkusuz bitmek tükenmek bilmeyen toplantılar.

İletişim teknolojilerindeki devrim niteliğindeki gelişmelere rağmen paylaşım ve iletişim aracı olarak toplantıların iş yaşamımızdaki ağırlığı her geçen gün artıyor. Ajandalarımız kontrolümüzden çıkmış durumda ve çoğunlukla toplantıların kontrolü altında.  Hiç hesapladınız mı, bir yönetici olarak bir gününüzün, bir haftanızın ya da bir ay veya bir yılınızın ne kadarı toplantılarda geçiyor... Hesaplamak zor diyorsanız durumun ciddiyetini görmek için farklı göstergeler de kullanılabilir. Son bir hafta içinde kaç kişi ilk aradığında size ulaşmayı başarabildi? Ya da kaç kişiye en geç iki gün sonrası için randevu verebildiniz? Çalışanlarınızla yapmayı planladığınız bölüm toplantısını ne kadar süredir erteliyor ve  yapamıyorsunuz? İş yeriniz bir fabrika ise sahaya ya da atölyeye en son ne zaman inebilmiştiniz? Çalışanlarınız sizi
göremiyor, geribildirim alamıyor olmaktan ne kadar şikayet ediyorlar? En son ne zaman çocuğunuzun oyun  oynama enerjisi tükenmeden evde olabilmiştiniz? Belki de o toplantıdan bu toplantıya o kadar çok koşturuyorsunuzdur ki bunları düşünmeye bile zaman bulamıyorsunuzdur. Sorunun boyutlarını görmek açısından bazı araştırma sonuçlarına bir göz atmakta fayda olabilir. 1997'de yapılmış bir araştırmaya (1) göre; tepe yöneticiler haftada 17 saatlerini, üst düzey yöneticiler 23, orta düzey yöneticiler ise haftada 11 saatlerini toplantılarda geçiriyor. Yine aynı araştırma sonuçlarına göre bu toplantıların %56'sı verimsiz, %25'i gereksiz,  %25'i ise konu dışı konuşmalarla geçiyor. 1998’de yapılan bir başka araştırmaya (2) göre yöneticiler zamanlarının %70'ini toplantılarda geçiriyor. Harward Business School'un bir çalışması (3) ise toplantıların %90'ının çok az işe yaradığını gösteriyor.

Genel bir araştırma ise yöneticilerin zamanlarının verimsiz toplantılarda geçirdiğini gösteriyor. Güney Kaliforniya Üniversitesinde yapılan bir araştırma ise bunun nedenlerini çok güzel ortaya koyuyor. Söz konusu araştırmada toplantı katılımcılarının %96'sının "toplantıda konuşulanların tümünü" kaçırdığı ve katılımcıların %91'nin "toplantıda hayal kurduğu" bulgulanmış. Sonuç olarak toplantıların sadece %1'inde yaratıcı ve yeni çözümlere ulaşılıyor.

Ülkemiz özelinde bu konuda yapılmış kapsamlı araştırmalara ulaşamadım. Ancak yaşanılanlardan, paylaşılanlardan ve gözlemlerden yola çıkarsak bizde de durumun üç aşağı beş yukarı benzer bir tablo oluşturduğu sonucuna ulaşabiliriz... Aslında bu konularda yeterli araştırmaların yapılmamış olması bile toplum olarak zamanın değerini bilme, başkalarının zamanlarına saygı gösterme gibi konularda hangi noktada olduğumuza ilişkin önemli veriler sunabilecek bir gösterge olarak değerlendirilebilir. Verimli ve etken toplantı yapabilmenin önkoşullarına bakıldığında bu konuda neden çok da iç açıcı bir tablo içinde olmadığımız kendiliğinden ortaya çıkıyor. Bu önkoşullardan en önemlileri; toplantıların hedefli ve gündemli olması, katılımcıların toplantı için  toplantı süresi kadar ön hazırlık yapmalarıdır. Yapılan ya da katılınan toplantı sayısının artmasına paralel olarak her toplantı için hedef belirleme, gündem hazırlama ve hele de ön hazırlık yapma  gibi yararlı alışkanlıklar varsa bile bunun sürdürülmesi giderek güçleşmiş ve hatta tamamen ortadan kalkmış bulunuyor. Durum böyle oluca da  bol toplantı az sonuç ile değerli zamanlar israf oluyor... Oysa "zaman"  belki de her türlü kaynaktan çok daha verimli kullanılması gereken, çok özel bir kaynak.

Bu konuda kat edilmesi gereken çok yolumuz var. Zamanımızın çoğu toplantılarda hele de verimsiz toplantılarda geçiyorsa çalışmaya ya da asıl yapmamız gerekenlere zaman kalmıyor demektir. Aynı zamanda hem toplantı yapıp hem çalışamayacağımıza göre zamanımızın kontrolünü ele almak gerekiyor. Aslında  keşke  Drucker'ın dediğini yapabilsek; "İdeal olan toplantılar olmadan işleyebilen örgütlerdir!"

-------------------------------------
 (1)Associated Press Survey(1998),
 (2)The Wharton Applied Research(1997),
 (3)Creagan, Edward; "How Not To Be My Patient" Health Communications,2003.

Dr. Sema ÖZÇER
MAY DANIŞMANLIK - KURUCU ORTAK
TİSK İşveren Dergisi, Temmuz 2006